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Organizzazione di eventi e convegni

Questa attività, ideata e avviata dalla Segreteria Scientifica dell'Istituto a partire dal 2002, è finalizzata alla pianificazione, coordinamento ed organizzazione di eventi, convegni, congressi, workshop nazionali ed internazionali, promossi e/o sponsorizzati dall'Istituto. Compatibilmente con gli impegni della Segreteria, l'attività è svolta anche a supporto di altri Istituti dell'Area CNR di Pisa che ne fanno richiesta.

Attraverso il coordinamento scientifico e l’organizzazione di importanti convegni ed eventi scientifici lo IIT promuove la conoscenza e la diffusione dei risultati della ricerca, e stabilisce nuove forme di collaborazione con centri di ricerca, organismi pubblici e aziende.

L’organizzazione di congressi, convegni ed eventi scientifici nazionali e internazionali comporta un notevole impegno legato alla pianificazione e realizzazione dell’intero progetto, dalla scelta e allestimento di spazi adeguati all’evento, alla cura degli aspetti logistici, alla progettazione e realizzazione grafica coordinata, alla realizzazione di eventi sociali collaterali e a tutto quanto è necessario per rendere il congresso  all’altezza di chi lo promuove e di chi vi partecipa.

La Segreteria Scientifica cura gli aspetti organizzativi, la comunicazione esterna e interna, la progettazione e la realizzazione dell'immagine grafica coordinata, la realizzazione di siti web, di contenuti multimediali e di prodotti editoriali collegati agli eventi organizzati. In particolare:

 

 Organizzazione tecnico-logistica:

  • individuazione e prenotazione degli spazi;
  • gestione delle procedure amministrative per l'acquisizione, tramite Mepa, dei servizi;
  • pubbliche relazioni;
  • creazione e allestimento di stand espositivi;
  • allestimento spazi dedicati agli sponsors e a sessioni  poster;
  • contatti con gli sponsors;
  • pubblicizzazione eventi su mailing list e siti web;
  • organizzazione di social events collegati all’evento;
  • organizzazione dei servizi di traduzione simultanea;
  • predisposizione budget preliminari di spesa;
  • traduzione, revisione e aggiornamento di testi e documenti in lingua inglese relativi all'evento;
  • predisposizione, stampa e distribuzione di materiale congressuale;
  • segreteria congressuale in loco;
  • gestione delle iscrizioni;
  • registrazione e accoglienza partecipanti;
  • servizio di assistenza tecnica, registrazione e di video-broadcasting;
  • servizi di traduzione simultanea;
  • servizio di catering;
  • prenotazioni alberghiere;
  • gestione amministrativa post-convegno

Progettazione e realizzazione grafica coordinata:

  • progettazione e realizzazione della grafica coordinata, gestione della stampa e divulgazione dei prodotti editoriali collegati al convegno/evento: logo evento, programmi, posters, brochure, opuscoli, cartellonistica, badge, gadgets, etc.
  • progettazione e realizzazione sito web dell’evento quando richiesto: richiesta spazio web, raccolta testi, progettazione e creazione del layout con le specifiche grafiche, upload delle pagine web etc.
Comunicazione esterna e interna:

La comunicazione esterna è finalizzata a divulgare l’evento agli organismi nazionali ed internazionali, alle strutture CNR sul territorio nazionale, agli Istituti dell’AdR CNR di Pisa e a tutti i potenziali  soggetti interessati attraverso la creazione e l’uso di apposite mailing lists, siti web, indirizzari elettronici  ed inviti cartacei e digitali. Essa si realizza anche attraverso la progettazione e la realizzazione di prodotti grafico editoriali e di materiale informativo relativo ell’evento (banners, posters, brochures, programmi, badges, gadgets etc.) nonché, in collaborazione l’Ufficio Stampa dello IIT, attraverso la redazione di comunicati stampa.

La comunicazione interna si realizza attraverso la diffusione dell’evento mediante le mailing list dello IIT e nel portale dell’Istituto. 

Per contatti e informazioni rivolgersi a:    
Segreteria Scientifica IIT CNR e-mail: segreteria-scientifica@iit.cnr.it

 

 

02-2018
Congressi e Eventi
Visite guidate ai laboratori